DOCUMENTO POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA EL USO DEL SISTEMA WHATSAPP MULTIAGENTES EN IPS CLINICA GUARANDA SANA
FECHA: 04 DE DICIEMBRE DE 2025
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
IPS CLINICA GUARANDA SANA identificada con NIT No. 823004881-6, con domicilio en el municipio de Guaranda Sucre, será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012. y sus decretos reglamentarios.
Canales de contacto:
- Dirección:
- Teléfono:
- Correo electrónico:
2. MARCO NORMATIVO
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 1074 de 2015.
- Circular Externa 002 de 2015 – SIC.
- Normatividad vigente del sector salud relacionada con la protección de la información clínica.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Los datos personales recolectados a través del sistema WhatsApp Multiagentes serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
- Asignación, confirmación y cancelación de citas médicas.
- Orientación administrativa y asistencial.
- Recordatorios de servicios de salud.
- Envío de información institucional.
- Gestión de PQRS.
- Seguimiento a la atención prestada.
- Facturación y trámites administrativos.
- Soporte en procesos clínicos autorizados.
En ningún caso los datos serán utilizados para fines distintos a los aquí establecidos sin autorización previa del titular.
4. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE SALUD
De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los datos de salud son considerados datos sensibles, por lo tanto:
- Su tratamiento se realizará solo con autorización expresa del titular.
- Se garantizará su confidencialidad reforzada.
- Su uso estará estrictamente limitado a fines asistenciales, administrativos y legales.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
El titular autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales mediante:
- Mensajes enviados voluntariamente al canal de WhatsApp institucional.
- Firma de formatos físicos o digitales.
- Aceptación de términos de uso del servicio de mensajería.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso de sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato.
- Acceder gratuitamente a su información personal.
7. DEBERES DE LA CLÍNICA
La Clínica se compromete a:
- Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
- Usar los datos solo para las finalidades autorizadas.
- Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas.
- Tramitar oportunamente las consultas y reclamos.
- Proteger la información contra acceso no autorizado.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y USO DEL SISTEMA WHATSAPP MULTIAGENTES
- El sistema será de uso exclusivo institucional.
- Su manejo estará restringido a personal autorizado.
- Se prohíbe el uso de dispositivos personales sin autorización.
- Se aplicarán protocolos de trazabilidad, control de accesos y respaldo de información.
- Está prohibido divulgar, reenviar o capturar información sin autorización.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS
Los datos podrán ser transmitidos a:
- Proveedores tecnológicos del sistema WhatsApp Multiagentes.
- Entidades aseguradoras.
- Autoridades judiciales y administrativas cuando exista obligación legal.
- Siempre bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS
Consultas: se resolverán en máximo diez (10) días hábiles.
Reclamos: se resolverán en máximo quince (15) días hábiles.
Canales habilitados:
Correo electrónico:
11. VIGENCIA
El presente documento contiene las disposiciones a través de las cuales se adoptará en IPS CLINCIA GUARANDA SANA la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y a partir de su publicación deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.
