DOCUMENTO POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA LA POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA EL USO DEL SISTEMA WHATSAPP MULTIAGENTES EN IPS CLINICA GUARANDA SANA.
1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
IPS CLINICA GUARANDA SANA identificada con NIT No. 823004881-6, con domicilio en el municipio de Guaranda Sucre, será el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales, conforme a la Ley 1581 de 2012. y sus decretos reglamentarios. Canales de contacto:
2. MARCO NORMATIVO: ➢ Constitución Política de Colombia, artículo 15. ➢ Ley 1581 de 2012. ➢ Decreto 1377 de 2013. ➢ Decreto 1074 de 2015. ➢ Circular Externa 002 de 2015 - SIC. ➢ Normatividad vigente del sector salud relacionada con la protección de la información clínica.
3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS: Los datos personales recolectados a través del sistema WhatsApp Multiagentes serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades: ➢ Asignación, confirmación y cancelación de citas médicas. ➢ Orientación administrativa y asistencial. ➢ Recordatorios de servicios de salud. ➢ Envío de información institucional. ➢ Gestión de PQRS. ➢ Seguimiento a la atención prestada. ➢ Facturación y trámites administrativos. ➢ Soporte en procesos clínicos autorizados. En ningún caso los datos serán utilizados para fines distintos a los aquí establecidos sin autorización previa del titular.
4. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE SALUD: De acuerdo con la Ley 1581 de 2012, los datos de salud son considerados datos sensibles, por lo tanto: ➢ Su tratamiento se realizará solo con autorización expresa del titular. ➢ Se garantizará su confidencialidad reforzada. ➢ Su uso estará estrictamente limitado a fines asistenciales, administrativos y legales.
5. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR: El titular autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento de sus datos personales mediante: ➢ Mensajes enviados voluntariamente al canal de WhatsApp institucional. ➢ Firma de formatos físicos o digitales. ➢ Aceptación de términos de uso del servicio de mensajería.
6. DERECHOS DE LOS TITULARES: El titular de los datos tiene derecho a: ➢ Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. ➢ Solicitar prueba de la autorización otorgada. ➢ Ser informado sobre el uso de sus datos. ➢ Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. ➢ Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato. ➢ Acceder gratuitamente a su información personal.
7. DEBERES DE LA CLÍNICA: La Clínica se compromete a: ➢ Garantizar la confidencialidad y seguridad de la información. ➢ Usar los datos solo para las finalidades autorizadas. ➢ Implementar medidas técnicas, humanas y administrativas. ➢ Tramitar oportunamente las consultas y reclamos. ➢ Proteger la información contra acceso no autorizado.
8. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y USO DEL SISTEMA WHATSAPP MULTIAGENTES: ➢ El sistema será de uso exclusivo institucional. ➢ Su manejo estará restringido a personal autorizado. ➢ Se prohíbe el uso de dispositivos personales sin autorización. ➢ Se aplicarán protocolos de trazabilidad, control de accesos y respaldo de información. ➢ Está prohibido divulgar, reenviar o capturar información sin autorización.
9. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS: Los datos podrán ser transmitidos a: ➢ Proveedores tecnológicos del sistema WhatsApp Multiagentes. ➢ Entidades aseguradoras. ➢ Autoridades judiciales y administrativas cuando exista obligación legal. ➢ Siempre bajo acuerdos de confidencialidad y protección de datos.
10. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS: Consultas: se resolverán en máximo diez (10) días hábiles. Reclamos: se resolverán en máximo quince (15) días hábiles.
11. VIGENCIA: El presente documento contiene las disposiciones a través de las cuales se adoptará en IPS CLINCIA GUARANDA SANA la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales y a partir de su publicación deroga todas las disposiciones que le sean contrarias.